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Memo writing |
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El memorando (memorandum o memo)
es una forma de comunicación muy común y efectiva en el mundo de los
negocios. Es un documento relativamente informal que se intercambia entre
los miembros de una misma organización y que no ha sido destronado por el
correo electrónico (electronic mail o email). Normalmente el
memo se concentra en un único mensaje o información y a menudo requiere
tomar una decisión, es decir, no se trata de una simple comunicación. |
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Aunque se utilicen diferentes técnicas para la
redacción de un memo, los principios básicos son siempre los siguientes: |
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a) Considerando que los memos son más bien
documentos informales, es preferible usar un lenguaje sencillo y un tono
conversacional. |
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b) Es conveniente redactar memos breves por
medio de oraciones cortas, claras y simples. Un memo no debería extenderse
más allá de una página porque la gente no dispone de tiempo suficiente
para su lectura. |
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Las 8 partes esenciales |
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Normalmente un memo está
integrado por: |
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1. |
Date.
Fecha en la que se envía el memo. |
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2. |
Recipient. Destinatario o nombre de la persona a quien se
envía el memo. |
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3. |
Sender. Remitente o nombre
de la persona que envía el memo. |
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4.
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Subject.
Asunto o breve encabezamiento que informa de qué trata
el memo. |
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5. |
Introduction. Breve
presentación o detalle de contenidos que informan lo más
relevante del memo. |
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6. |
Body. El cuerpo del memo, generalmente dividido en
párrafos numerados. |
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7. |
Conclusion. La conclusión
del memo que normalmente sugiere un curso de acción. |
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8. |
Sender's
initials. Contrariamente a las cartas, un memo no lleva
formatos de dirección ni títulos (Dear Ms Vargas,
etc.). Tampoco contiene la firma del remitente quien
únicamente escribe sus iniciales, por lo general en el ángulo
inferior izquierdo. |
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Ahora observa el memo-esquema que se reproduce
más abajo. Para los memorandos suele utilizarse el formato full block (formato bloque),
preferido por los americanos en general y por los británicos para sus
cartas formales, especialmente las comerciales que puedes consultar en la
Unidad 53. |
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Esquema |
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6 |
BODY (one or more paragraphs) |
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7 |
CONCLUSION (often recommending a course of action) |
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Memo-esquema |
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MEMORANDUM |
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2 |
TO |
Dianne Wade, Sales Manager |
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3 |
FROM |
Donald Trap, Research & Development
Manager |
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4 |
SUBJECT |
Presentation of OM-250 laser printer |
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5 |
There will be a presentation of our
latest project, the OM-250 laser printer, on Tuesday 23
June at 2.00 in the main conference room. The agenda is
as follows: |
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6 |
a) A brief description by the R & D
Dept. of the stages in the development of this project. |
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b) A demonstration of the product's
main characteristics: speed, quality of print, low noise
level and numerous options. |
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c) A presentation by the Marketing
Dept. of OM-250's position on the laser printer market. |
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7 |
The OM-250 laser printer will
gradually replace all our existing models. I therefore
strongly recommend that all sales team members attend. |
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El siguiente memo no respeta las reglas básicas
para redacción de memorandos. Trata de identificar 8 (ocho) errores y
corrígelos dentro de las casillas en blanco. |
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